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O arquivo APAP integra documentação resultante das funções de administração, representação institucional, gestão financeira, formação, atividade editorial e relacionamento externo da associação, desde a sua fundação até à atualidade. Organiza-se em dois subfundos e duas séries:

• O Subarquivo CEAP (APAP-CEAP, 1968–1975) reúne 21 documentos — atas, correspondência, circulares, convocatórias, documentos financeiros e materiais programáticos — produzidos pelo Centro de Estudos de Arquitetura Paisagista, incorporados no arquivo da APAP por relação de sucessão institucional. Documenta a gestão interna do Centro, a representação de Portugal na IFLA, a organização do Curso Livre de Arquitetura Paisagista (CLAP) e a gestão financeira do Centro.
• A Série 1 — Administração (APAP-1, 1976–2022) documenta a atividade administrativa e deliberativa da APAP, através de três subséries: Assembleia Geral (APAP-1-1, 3 livros, 70 atas, 1976–2012), Direção/Comissão Diretiva (APAP-1-2, 5 livros, 1976–2009) e Tomadas de Posse dos Corpos Gerentes (APAP-1-3, 2 livros, 1982–2022).
• A Série 2 — Publicações (APAP-2, 1985–2004) reúne os fascículos das duas publicações periódicas produzidas pela APAP conservados em arquivo: a revista Arquitectura Paisagista (APAP-2-1, 3 fascículos, 1985–1987) e a revista AP (APAP-2-2, 3 fascículos, 2002–2004).
• O Subarquivo APEAP (1989–1990) é composto por um único livro de atas da Direção da Associação Portuguesa de Estudantes de Arquitetura Paisagista, com 17 atas de reuniões realizadas entre março de 1989 e outubro de 1990, incorporado no arquivo da APAP pela relação de origem e partilha de sede e recursos entre as duas entidades.

Reunião dos sócios fundadores na Rua Bernardo Lima, 47-5.º, onde foi decidida a convocação dos colegas para a primeira Assembleia Geral com o objetivo de eleger os Corpos Gerentes e definir os valores das jóias e quotas da associação.

A subsérie é composta por cinco livros de atas que documentam a atividade deliberativa e administrativa da Direção da APAP desde a sua fundação.
O livro 1 (1976-04-21 / 1993-04-19) é o livro fundacional da série, com 89 atas e registos de reuniões distribuídos por 53 folhas, documentando as sucessivas composições da Comissão Diretiva ao longo de dezassete anos. Os assuntos tratados incluem a organização e funcionamento da associação, a gestão financeira e administrativa, a admissão de sócios, a elaboração de regulamentos internos e tabelas de honorários, as diligências para a criação e desenvolvimento da licenciatura em Arquitetura Paisagista no Instituto Superior de Agronomia, a participação na IFLA e em estruturas europeias da profissão, a emissão de pareceres técnicos sobre planos urbanísticos e instrumentos de política territorial, e a organização de encontros e colóquios.
O livro 2 (1985-12-03) contém apenas 1 acta, registada em 3 de dezembro de 1985, sendo as restantes folhas em branco. O livro foi interrompido por determinação do secretariado, que alertou para a necessidade de cumprimento de formalidades legais antes da sua utilização regular.
O livro 3 (2003-01-20) contém apenas 1 ata, datada de 20 de janeiro de 2003, sendo as restantes folhas em branco. O livro não apresenta numeração nem indicação de sequência na série, e a atribuição ao órgão da Direção é presumida com base na natureza dos assuntos tratados.
O livro 4 (2006-12-27 / 2008-02-21) reúne 49 atas de reuniões ordinárias e extraordinárias da Direção, no âmbito do biénio 2007-2008, sob a presidência de Henrique Tato Marinho. Foi encerrado com Termo de Encerramento e transição para suporte informático em folhas soltas numeradas.
O livro 5 (2009-01-07 / 2009-11-03) reúne 9 atas das reuniões ordinárias da Direção, no biénio 2009-2010, sob a presidência de Margarida Cancela d'Abreu, registadas até à folha 14 de um livro encadernado. Contém ainda folhas soltas impressas em anexo, de conteúdo não inventariado, refletindo o período de transição para o registo em suporte digital.

Livro que reúne 89 atas e registos de reuniões da Comissão Diretiva da Associação Portuguesa dos Arquitetos Paisagistas (APAP), realizadas entre 21 de abril de 1976 e 19 de abril de 1993.
As atas documentam a atividade deliberativa e administrativa da direção da associação, incluindo decisões relativas à organização e funcionamento da APAP, gestão financeira e administrativa, admissão de sócios, elaboração de regulamentos internos e definição de tabelas de honorários.
Registam igualmente iniciativas da associação no domínio do ensino da Arquitetura Paisagista, nomeadamente contactos com o Ministério da Educação e com o Instituto Superior de Agronomia para a criação e desenvolvimento da licenciatura, bem como a participação da APAP em organizações internacionais, designadamente na International Federation of Landscape Architects (IFLA) e em estruturas europeias da profissão.
Incluem ainda referências à emissão de pareceres técnicos e tomadas de posição sobre planos urbanísticos, património paisagístico e instrumentos de política territorial, à organização de encontros, colóquios e conferências promovidos pela associação, bem como à gestão da sede e de outras atividades institucionais.
O livro documenta as sucessivas composições da Comissão Diretiva ao longo do período abrangido.

A subsérie reúne os seguintes fascículos:
Nº 3 (dezembro de 2002). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 4 (julho de 2003). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 5 (dezembro de 2004). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Os nº 1 e nº 2 existiram, mas não foram localizados no arquivo.

Reunião para discutir vários assuntos: balanço das inscrições e das quotas; urgência na publicação dos estatutos no Diário da República para a legalização da APAP. Dinamização do Regulamento Interno, da Cooperativa e da Tabela de Honorários. Relato das audiências de 24 e 26 de junho com o Chefe de Gabinete e o Secretário de Estado do Ensino Superior (SEES) sobre o despacho de criação da licenciatura em Arquitetura Paisagista no ISA. Louvor à Comissão responsável pela proposta entregue ao MEIC. Convocação de Assembleia Geral Extraordinária para 26 de julho.
Presentes: Artur Diniz Raposo, Maria Graça Saraiva e Maria Manuela Raposo Magalhães.

Reunião sobre a receção da correspondência de Derek Lovejoy & Partners, da IFLA e do MHUC (Secretaria de Estado da Construção Civil). Decisões sobre o fornecimento de elementos para publicações e sobre o envio da lista de associados ao MHUC. Apreciação da proposta de marca (logótipo) e maquetes de papelaria (envelopes, cartões, timbrados). Convocação de Assembleia Geral para apreciação definitiva da imagem gráfica.
Presentes: Artur Diniz Raposo, Edgar Sampaio Fontes, Maria Graça Saraiva e Maria Manuela Raposo Magalhães.