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A subsérie é composta por cinco livros de atas que documentam a atividade deliberativa e administrativa da Direção da APAP desde a sua fundação.
O livro 1 (1976-04-21 / 1993-04-19) é o livro fundacional da série, com 89 atas e registos de reuniões distribuídos por 53 folhas, documentando as sucessivas composições da Comissão Diretiva ao longo de dezassete anos. Os assuntos tratados incluem a organização e funcionamento da associação, a gestão financeira e administrativa, a admissão de sócios, a elaboração de regulamentos internos e tabelas de honorários, as diligências para a criação e desenvolvimento da licenciatura em Arquitetura Paisagista no Instituto Superior de Agronomia, a participação na IFLA e em estruturas europeias da profissão, a emissão de pareceres técnicos sobre planos urbanísticos e instrumentos de política territorial, e a organização de encontros e colóquios.
O livro 2 (1985-12-03) contém apenas 1 acta, registada em 3 de dezembro de 1985, sendo as restantes folhas em branco. O livro foi interrompido por determinação do secretariado, que alertou para a necessidade de cumprimento de formalidades legais antes da sua utilização regular.
O livro 3 (2003-01-20) contém apenas 1 ata, datada de 20 de janeiro de 2003, sendo as restantes folhas em branco. O livro não apresenta numeração nem indicação de sequência na série, e a atribuição ao órgão da Direção é presumida com base na natureza dos assuntos tratados.
O livro 4 (2006-12-27 / 2008-02-21) reúne 49 atas de reuniões ordinárias e extraordinárias da Direção, no âmbito do biénio 2007-2008, sob a presidência de Henrique Tato Marinho. Foi encerrado com Termo de Encerramento e transição para suporte informático em folhas soltas numeradas.
O livro 5 (2009-01-07 / 2009-11-03) reúne 9 atas das reuniões ordinárias da Direção, no biénio 2009-2010, sob a presidência de Margarida Cancela d'Abreu, registadas até à folha 14 de um livro encadernado. Contém ainda folhas soltas impressas em anexo, de conteúdo não inventariado, refletindo o período de transição para o registo em suporte digital.

A subsérie reúne os seguintes fascículos:
Nº 3 (dezembro de 2002). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 4 (julho de 2003). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 5 (dezembro de 2004). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Os nº 1 e nº 2 existiram, mas não foram localizados no arquivo.

A subsérie reúne o registo das reuniões dos órgãos de governação do IEJAP e da AEP-IEJAP — Junta Diretiva e Assembleia Geral — desde dezembro de 1978 até à atualidade, distribuído por dois volumes físicos.
O livro de atas (AEP-1-2-1) cobre o período 1978–1997 e foi legalizado em Madrid a 10 de abril de 1979.
O dossier (AEP-1-2-2) cobre o período 1999–2021, em acumulação contínua. Reúne as atas das Assembleias Gerais Ordinárias da AEP-IEJAP a partir de 1999, incluindo igualmente atas de reuniões da Direção e documentação preparatória.
Existe uma lacuna na cobertura documental desde a fundação em 1952 e 15 de dezembro de 1978, data da primeira ata, bem como entre junho de 1997 (última entrada do livro) e junho de 1999 (primeira entrada do dossier).

A subsérie reúne os seguintes fascículos: Nº 1 (março de 1985). Nº 2 (julho de 1985). Diretora: M. João Botelho. Chefe de Redacção: Luís Cabral. Administradora: M. João Ferreira. Apresentação Gráfica: Rita Medeiros. Foto da capa: Isabel Azevedo. Colaboraram neste número: Ervin H. Zube (págs. 3-4), Robert Moura (págs. 5-8), Álvaro Dentinho (págs. 9-10), Teresa Andresen (págs. 11-12), Luís Cabral (pág. 13), Rosário Ramalho (págs. 14-16), J. M. Marques Moreira (pág. 27) e António Viana Barreto (contracapa). Nº 3 (outubro de 1987).

A subsérie reúne 70 atas de assembleias gerais ordinárias, plenárias e extraordinárias, distribuídas em três livros, com ordenação cronológica.
O Livro 1 (1976-03-31 / 1989-03-31) contém 29 atas, documentando o período fundacional da associação, incluindo a reunião dos sócios fundadores, a eleição dos primeiros corpos gerentes, a discussão dos estatutos e as diligências junto das entidades públicas para o reconhecimento do curso de Arquitetura Paisagista. Inclui ainda folhas de assinatura dos presentes nas reuniões de 31-03-1989 e 04-05-1989.
O Livro 2 (1989-05-04 / 2005-09-23) contém 27 atas, documentando um período de consolidação institucional marcado pelo debate sobre a transformação da APAP em ordem profissional, pela revisão estatutária, pela gestão da sede e pelas relações com as instâncias internacionais da profissão (IFLA e EFLA).
O Livro 3 (2005-11-25 / 2012-04-11) contém 14 atas, documentando a fase final do registo manuscrito, marcada pela maturação do processo de criação da Ordem dos Arquitetos Paisagistas, pela resposta ao novo quadro legislativo da construção e do licenciamento, e pela afirmação pública da profissão. O livro encerra com o Termo de Encerramento, datado de 11 de abril de 2012.

A subsérie é composta por dois livros de atas que documentam, em conjunto e de forma complementar, o processo de renovação dos órgãos sociais da APAP ao longo de quarenta anos.
O “Livro de Actas – Tomadas de Posse / Corpos Gerentes” regista os atos de tomada de posse dos membros eleitos para cada órgão e mandato. Contém 26 atas, entre o biénio de 1982-1984 ao o biénio de 2023-2024, incluindo atas de substituição de membros em curso de mandato e uma ata relativa aos corpos gerentes do Periódico “Arquitectura Paisagista”.
O “Livro de Actas – Eleições dos Corpos Gerentes” regista os atos eleitorais propriamente ditos, com indicação da composição da mesa de votação, dos resultados da votação e da composição da lista eleita. Contém 22 atas dos atos eleitorais realizados entre 1982-02-20 e 2018-12-21, incluindo uma ata de eleição dos corpos gerentes do Periódico “Arquitectura Paisagista” para o biénio 1988-1990 e uma ata de recurso relativa ao biénio 2013-2014.

A subsérie constitui a série cronológica completa [até à data] dos estatutos, processos de modificação estatutária, registos oficiais e documentação normativa do IEJAP e da AEP-IEJAP, desde a fundação em 1952 até 2013. É o documento central da governação da instituição e testemunha todas as transformações jurídicas, de denominação e de sede ao longo da sua existência.
Contém um dossier, organizado em 16 separadores, abaixo descrito.

Subsérie constituída pelas publicações editadas pela própria AEP-IEJAP. Contém presentemente um único título: o Directorio de Paisajistas 2009, diretório impresso dos sócios da AEP organizado por Comunidades Autónomas, com depósito legal Z-2624-2009, impresso pela ISAC Artes Gráficas S.L. em junho de 2009.