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O arquivo APAP integra documentação resultante das funções de administração, representação institucional, gestão financeira, formação, atividade editorial e relacionamento externo da associação, desde a sua fundação até à atualidade. Organiza-se em dois subfundos e duas séries:

• O Subarquivo CEAP (APAP-CEAP, 1968–1975) reúne 21 documentos — atas, correspondência, circulares, convocatórias, documentos financeiros e materiais programáticos — produzidos pelo Centro de Estudos de Arquitetura Paisagista, incorporados no arquivo da APAP por relação de sucessão institucional. Documenta a gestão interna do Centro, a representação de Portugal na IFLA, a organização do Curso Livre de Arquitetura Paisagista (CLAP) e a gestão financeira do Centro.
• A Série 1 — Administração (APAP-1, 1976–2022) documenta a atividade administrativa e deliberativa da APAP, através de três subséries: Assembleia Geral (APAP-1-1, 3 livros, 70 atas, 1976–2012), Direção/Comissão Diretiva (APAP-1-2, 5 livros, 1976–2009) e Tomadas de Posse dos Corpos Gerentes (APAP-1-3, 2 livros, 1982–2022).
• A Série 2 — Publicações (APAP-2, 1985–2004) reúne os fascículos das duas publicações periódicas produzidas pela APAP conservados em arquivo: a revista Arquitectura Paisagista (APAP-2-1, 3 fascículos, 1985–1987) e a revista AP (APAP-2-2, 3 fascículos, 2002–2004).
• O Subarquivo APEAP (1989–1990) é composto por um único livro de atas da Direção da Associação Portuguesa de Estudantes de Arquitetura Paisagista, com 17 atas de reuniões realizadas entre março de 1989 e outubro de 1990, incorporado no arquivo da APAP pela relação de origem e partilha de sede e recursos entre as duas entidades.

O fundo reúne a totalidade da documentação produzida, recebida e acumulada pelo Instituto Español de Estudios de Jardinería y Arte Paisajista (IEJAP) e pela sua sucessora designativa, a Asociación Española de Paisajistas (AEP-IEJAP), desde a fundação da instituição em dezembro de 1952 até à atualidade. Documenta de forma sistemática a vida institucional, a atividade profissional e as relações internacionais da única associação de arquitetura paisagista em Espanha com existência legal ininterrupta desde meados do século XX.
O fundo organiza-se em seis séries funcionais:

• AEP-1 — Administração Interna (1952–em curso): Documentação de governação institucional, distribuída pela subsérie de estatutos e regulamentos (AEP-1-1), que reúne a série cronológica completa dos instrumentos normativos da entidade desde a fundação, incluindo as modificações estatutárias de 1965/1967, 1984/1985, 1998/1999 e 2013; pela subsérie de atas (AEP-1-2), com o registo das reuniões dos órgãos de governação desde dezembro de 1978 até à atualidade; e pelo livro de registo de correspondência (AEP-1-3), legalizado em 1979 mas nunca utilizado.
• AEP-2 — Gestão de Sócios (1953–em curso): Instrumentos de registo dos associados, incluindo o livro de admissões e saídas em acumulação contínua desde janeiro de 1953 (AEP-2-1), o ficheiro alfabético de fichas individuais (AEP-2-2) e um exemplar não preenchido do cartão de identificação de sócio do IEJAP (AEP-2-3).
• AEP-3 — Relações Internacionais (1964–2018): Documentação das relações da AEP-IEJAP com as duas organizações internacionais de arquitetura paisagista às quais esteve filiada. O dossier IFLA (AEP-3-1) cobre o período 1964–2018 e inclui correspondência de quotas, documentação normativa da federação, atas do Conselho Mundial, memória histórica do 50.º aniversário e conflitos administrativos internos. O dossier EFLA (AEP-3-2) cobre o período 1994–2013 e documenta os processos de reforma estatutária, acreditação académica e convergência institucional entre EFLA e IFLA.
• AEP-4 — Arquivo de Referência Histórica (1977–2005): Documentação acumulada fora das séries de gestão corrente, constituída por uma caixa de arquivo heterogénea (AEP-4-1) com correspondência, informações institucionais, publicações periódicas e documentação financeira e jurídica; um dossier de acumulação orgânica dos anos 1984–1999 que inclui La Gaceta del IEJAP (11 números + 2 especiais), circulares a sócios e atas de assembleias (AEP-4-2); e uma pasta de trabalho presumivelmente pertencente à presidência de Dª María Medina Muro (ca. 1988–1989), com documentação de referência institucional (AEP-4-3).
• AEP-5 — Atividades Profissionais (1980–2000): Documentação das atividades de representação externa, composta por sete videocassetes VHS com registos de conferências e seminários de arquitetura paisagista (AEP-5-1) e por documentos relativos à participação do IEJAP como membro do júri dos Premios Nacionales "Conde de Guadalhorce" (1980–1989), incluindo cartas de nomeação, formulários e atas do júri (AEP-5-2).
• AEP-6 — Publicações e Coleção de Biblioteca (2009–em curso): Publicações editadas pela AEP-IEJAP, com o Directorio de Paisajistas 2009 como único título atualmente identificado (AEP-6-1); e coleção de referência bibliográfica recebida ou adquirida ao longo da existência da entidade (AEP-6-2), pendente de inventariação.
  O fundo apresenta lacunas documentais significativas para o período anterior a 1978, atribuídas pelo próprio IEJAP, numa informação interna de outubro de 1985, relativa à retenção de documentos pelos sucessivos presidentes nos seus arquivos pessoais e aos extravios resultantes das diversas mudanças de sede.