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La subserie reúne el registro de las reuniones de los órganos de gobernanza del IEJAP y de la AEP-IEJAP — Junta Directiva y Asamblea General — desde diciembre de 1978 hasta la actualidad, distribuido en dos volúmenes físicos.
El libro de actas (AEP-1-2-1) cubre el período 1978–1997 y fue legalizado en Madrid el 10 de abril de 1979.
La carpeta de anillas (AEP-1-2-2) cubre el período 1999–2021, en acumulación continua. Reúne las actas de las Asambleas Generales Ordinarias de la AEP-IEJAP a partir de 1999, incluyendo asimismo actas de reuniones de la Junta Directiva y documentación preparatoria.
Existe una laguna en la cobertura documental desde la fundación en 1952 hasta el 15 de diciembre de 1978, fecha del primer acta, así como entre junio de 1997 (último asiento del libro) y junio de 1999 (primer asiento de la carpeta de anillas).

El dosier reúne las actas de las Asambleas Generales Ordinarias (AGO) de la AEP-IEJAP a partir de 1999, complementando el Libro de Actas encuadernado que cubre el período 1978–1997. Incluye igualmente actas de reuniones de la Junta Directiva y documentación preparatoria de reuniones, colecciones de votos y delegación de voto. Los documentos registran la actividad asamblearia de la institución a lo largo de dos décadas, con indicación de los asistentes, representados, votos delegados, orden del día y acuerdos.
Las actas cubren el período documentado. Las primeras actas (1999–2001) utilizan un formato mecanografiado simple con encabezamiento textual; a partir de 2008 adoptaron un modelo estructurado con logotipo AEP, tablas de asistencia, votos delegados y documentos adjuntos. Todas las actas se encuentran firmadas por la Presidenta (VºBº) y la Secretaria.
Las reuniones y asambleas se celebraron, a lo largo del período, en diversas sedes y locales, destacándose: el Salón de Actos y la Sala de Seminarios del Real Jardín Botánico de Madrid (Claudio Moyano 1, 1999–ca. 2019); el Salón de Actos del Palau de les Heures en el Campus Vall d'Hebrón de la Universitat de Barcelona (2002); el Salón de Actos del Colegio Inmaculada Concepción en Madrid (Calle General Díaz Porlier 25, 2003); la sede de la AEP en Gran Vía 57 (10.º G, Puerta 5, 28013 Madrid, 2015); la Biblioteca Municipal Eugenio Trías en los Jardines del Buen Retiro de Madrid (2016–2017); la Biblioteca Iván de Vargas en la Calle San Justo de Madrid (2019); así como en formato online (2020).

La serie reúne documentación producida o acumulada por el IEJAP y la AEP-IEJAP en el ámbito de sus actividades profesionales y de representación externa, distribuida en dos unidades documentales de naturaleza distinta.
La unidad AEP-5-1 está compuesta por siete videocasetes VHS que documentan conferencias y seminarios de arquitectura paisajista organizados o apoyados por la AEP-IEJAP, incluyendo dos casetes con etiqueta impresa relativas al Seminario sobre Diseño de Jardines Botánicos (13 de mayo de 2000) y cinco casetes con etiqueta manuscrita cuyo evento y fecha están por confirmar. El contenido íntegro no ha sido verificado por ausencia de equipo de lectura.
La unidad AEP-5-2 está compuesta por documentación relativa a la participación del IEJAP como miembro del jurado de los Premios Nacionales "Conde de Guadalhorce" al Embellecimiento de las Travesías de Poblaciones, atribuidos por la Dirección General de Carreteras del Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo entre 1980 y 1989.

La serie reúne la documentación producida por la AEP-IEJAP en el marco de su administración interna y gobernanza institucional, desde la fundación en 1952 hasta la actualidad. Se organiza en dos subseries funcionalmente complementarias.
La subserie Estatutos y Reglamentos (AEP-1-1) constituye la serie cronológica completa de los estatutos, procesos de modificación estatutaria, registros oficiales y documentación normativa del IEJAP y de la AEP-IEJAP, desde la fundación en 1952 hasta 2013. Da testimonio de todas las transformaciones jurídicas, de denominación y de sede a lo largo de la existencia de la institución.
La subserie Actas (AEP-1-2) reúne el registro de las reuniones de los órganos de gobernanza — Junta Directiva y Asamblea General — desde diciembre de 1978 hasta la actualidad, distribuido en un libro encuadernado (1978–1997) y una carpeta de anillas (1999–2021, en acumulación).
Existe una laguna documental desde la fundación en 1952 hasta la fecha del primer acta registrada (15 de diciembre de 1978), así como entre junio de 1997 y junio de 1999.
El libro de registro de entrada y salida de correspondencia (AEP-1-3) fue legalizado el 10 de abril de 1979, en la misma fecha que el libro de actas (AEP-1-2-1), formando parte, presumiblemente, del mismo esfuerzo de regularización administrativa.

El Archivo de Referencia Histórica reúne documentación de carácter acumulado que la institución conservó al margen de las series de gestión corriente, constituyendo una memoria de trabajo y una referencia de la actividad institucional del IEJAP y de la AEP-IEJAP a lo largo de más de cinco décadas. Su contenido es heterogéneo y se distribuye en dos volúmenes físicos:
La caja de archivo (AEP-4-1) contiene documentación suelta y en carpetas, abarcando el período 1977–2005, con especial concentración en las décadas de 1980 y 1990. Incluye correspondencia activa y pasiva de la Junta Directiva con los socios, con la administración pública española y con otras instituciones nacionales; documentación relativa a las relaciones internacionales de la institución, en particular con la IFLA y la EFLA; informes y análisis sobre la situación jurídica, organizativa y profesional del IEJAP, incluido el informe de octubre de 1985; documentación financiera (balances de tesorería de 1992–1993 y 1997, extractos bancarios y presupuestos históricos); publicaciones periódicas editadas por la institución (La Gaceta del IEJAP) y recibidas de organizaciones internacionales (IFLA News, colección incompleta posterior a 1998); documentación sobre conflictos internos de gobernanza, en especial el conjunto de cartas-petición otorgadas ante notario en febrero y marzo de 1997; documentación jurídico-judicial (talón del Banco de España relativo a un depósito de la Magistratura de Trabajo de septiembre de 1977 y la correspondiente Providencia del Magistrado — los documentos físicamente más antiguos de la serie); materiales de referencia profesional y académica; y listas de socios con datos de contacto (ca. años 1990).
La carpeta de anillas (AEP-4-2) constituye una acumulación orgánica del período 1984–1999, concentrada mayoritariamente entre 1993 y 1999. Incluye documentación normativa (copia de trabajo de los nuevos Estatutos del IEJAP de 1984, con anotaciones manuscritas en verde); correspondencia, incluido sobre postal original expedido desde Polonia; once números y dos números especiales de La Gaceta del IEJAP (marzo de 1993 a diciembre de 1996); doce circulares a los socios (septiembre de 1997 a julio de 1999); convocatorias y actas de las Asambleas Generales de 1995, 1998 y 1999; resumen de la memoria anual de 1999; documentación financiera (balance de 1998); notas manuscritas de reunión; folleto institucional "¿Quiénes Somos?" (ca. 1993–1996, con anotaciones); y un proyecto de exposición de Juan Carlos Rico.
La carpeta (AEP-4-3) es presumiblemente el archivo de trabajo de Dª María Medina Muro durante el ejercicio de su presidencia en el IEJAP (ca. 1988–1989). Reúne tres documentos: el acta de la Reunión de la Mesa Asesora del IEJAP del 27 de junio de 1989, presidida por Medina Muro; el Informe Carralero (octubre de 1985), conservado como documento de referencia y contextualización institucional; y una carta del Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España dirigida a la Presidenta (10 de octubre de 1989).

El fondo reúne la totalidad de la documentación producida, recibida y acumulada por el Instituto Español de Estudios de Jardinería y Arte Paisajista (IEJAP) y por su sucesora en la denominación, la Asociación Española de Paisajistas (AEP-IEJAP), desde la fundación de la institución en diciembre de 1952 hasta la actualidad. Documenta de forma sistemática la vida institucional, la actividad profesional y las relaciones internacionales de la única asociación de arquitectura paisajista en España con existencia legal ininterrumpida desde mediados del siglo XX.
El fondo se organiza en seis series funcionales:

• AEP-1 — Administración Interna (1952–en curso): Documentación de gobernanza institucional, distribuida en la subserie de estatutos y reglamentos (AEP-1-1), que reúne la serie cronológica completa de los instrumentos normativos de la entidad desde la fundación, incluyendo las modificaciones estatutarias de 1965/1967, 1984/1985, 1998/1999 y 2013; la subserie de actas (AEP-1-2), con el registro de las reuniones de los órganos de gobierno desde diciembre de 1978 hasta la actualidad; y el libro de registro de entrada y salida de correspondencia (AEP-1-3), legalizado en 1979 pero nunca utilizado.
• AEP-2 — Gestión de Socios (1953–en curso): Instrumentos de registro de los asociados, incluyendo el libro de altas y bajas en acumulación continua desde enero de 1953 (AEP-2-1), el fichero alfabético de fichas individuales (AEP-2-2) y un ejemplar sin cumplimentar de la tarjeta de identificación de socio del IEJAP (AEP-2-3).
• AEP-3 — Relaciones Internacionales (1964–2018): Documentación de las relaciones de la AEP-IEJAP con las dos organizaciones internacionales de arquitectura paisajista a las que estuvo afiliada. La carpeta IFLA (AEP-3-1) cubre el período 1964–2018 e incluye correspondencia de cuotas, documentación normativa de la federación, actas del Consejo Mundial, memoria histórica del 50.º aniversario y conflictos administrativos internos. La carpeta EFLA (AEP-3-2) cubre el período 1994–2013 y documenta los procesos de reforma estatutaria, acreditación académica y convergencia institucional entre la EFLA y la IFLA.
• AEP-4 — Archivo de Referencia Histórica (1977–2005): Documentación acumulada fuera de las series de gestión ordinaria, constituida por una caja de archivo heterogénea (AEP-4-1) con correspondencia, informes institucionales, publicaciones periódicas y documentación financiera y jurídica; una carpeta de acumulación orgánica de los años 1984–1999 que incluye La Gaceta del IEJAP (11 números + 2 especiales), circulares a socios y actas de asambleas (AEP-4-2); y una carpeta de trabajo presumiblemente perteneciente a la presidencia de Dª María Medina Muro (ca. 1988–1989), con documentación de referencia institucional (AEP-4-3).
• AEP-5 — Actividades Profesionales (1980–2000): Documentación de las actividades de representación externa, compuesta por siete videocasetes VHS con registros de conferencias y seminarios de arquitectura paisajista (AEP-5-1) y por documentación relativa a la participación del IEJAP como miembro del jurado de los Premios Nacionales "Conde de Guadalhorce" (1980–1989), incluyendo cartas de nombramiento, formularios y actas del jurado (AEP-5-2).
• AEP-6 — Publicaciones y Colección de Biblioteca (2009–en curso): Publicaciones editadas por la AEP-IEJAP, con el Directorio de Paisajistas 2009 como único título actualmente identificado (AEP-6-1); y colección de referencia bibliográfica recibida o adquirida a lo largo de la existencia de la entidad (AEP-6-2), pendiente de inventariación.
  El fondo presenta lagunas documentales significativas para el período anterior a 1978, atribuidas por el propio IEJAP, en un informe interno de octubre de 1985, a la retención de documentos por parte de los sucesivos presidentes en sus archivos personales y a los extravíos resultantes de los diversos cambios de domicilio social.