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O arquivo APAP integra documentação resultante das funções de administração, representação institucional, gestão financeira, formação, atividade editorial e relacionamento externo da associação, desde a sua fundação até à atualidade. Organiza-se em dois subfundos e duas séries:

• O Subarquivo CEAP (APAP-CEAP, 1968–1975) reúne 21 documentos — atas, correspondência, circulares, convocatórias, documentos financeiros e materiais programáticos — produzidos pelo Centro de Estudos de Arquitetura Paisagista, incorporados no arquivo da APAP por relação de sucessão institucional. Documenta a gestão interna do Centro, a representação de Portugal na IFLA, a organização do Curso Livre de Arquitetura Paisagista (CLAP) e a gestão financeira do Centro.
• A Série 1 — Administração (APAP-1, 1976–2022) documenta a atividade administrativa e deliberativa da APAP, através de três subséries: Assembleia Geral (APAP-1-1, 3 livros, 70 atas, 1976–2012), Direção/Comissão Diretiva (APAP-1-2, 5 livros, 1976–2009) e Tomadas de Posse dos Corpos Gerentes (APAP-1-3, 2 livros, 1982–2022).
• A Série 2 — Publicações (APAP-2, 1985–2004) reúne os fascículos das duas publicações periódicas produzidas pela APAP conservados em arquivo: a revista Arquitectura Paisagista (APAP-2-1, 3 fascículos, 1985–1987) e a revista AP (APAP-2-2, 3 fascículos, 2002–2004).
• O Subarquivo APEAP (1989–1990) é composto por um único livro de atas da Direção da Associação Portuguesa de Estudantes de Arquitetura Paisagista, com 17 atas de reuniões realizadas entre março de 1989 e outubro de 1990, incorporado no arquivo da APAP pela relação de origem e partilha de sede e recursos entre as duas entidades.

Reunião dos sócios fundadores na Rua Bernardo Lima, 47-5.º, onde foi decidida a convocação dos colegas para a primeira Assembleia Geral com o objetivo de eleger os Corpos Gerentes e definir os valores das jóias e quotas da associação.

A subsérie é composta por cinco livros de atas que documentam a atividade deliberativa e administrativa da Direção da APAP desde a sua fundação.
O livro 1 (1976-04-21 / 1993-04-19) é o livro fundacional da série, com 89 atas e registos de reuniões distribuídos por 53 folhas, documentando as sucessivas composições da Comissão Diretiva ao longo de dezassete anos. Os assuntos tratados incluem a organização e funcionamento da associação, a gestão financeira e administrativa, a admissão de sócios, a elaboração de regulamentos internos e tabelas de honorários, as diligências para a criação e desenvolvimento da licenciatura em Arquitetura Paisagista no Instituto Superior de Agronomia, a participação na IFLA e em estruturas europeias da profissão, a emissão de pareceres técnicos sobre planos urbanísticos e instrumentos de política territorial, e a organização de encontros e colóquios.
O livro 2 (1985-12-03) contém apenas 1 acta, registada em 3 de dezembro de 1985, sendo as restantes folhas em branco. O livro foi interrompido por determinação do secretariado, que alertou para a necessidade de cumprimento de formalidades legais antes da sua utilização regular.
O livro 3 (2003-01-20) contém apenas 1 ata, datada de 20 de janeiro de 2003, sendo as restantes folhas em branco. O livro não apresenta numeração nem indicação de sequência na série, e a atribuição ao órgão da Direção é presumida com base na natureza dos assuntos tratados.
O livro 4 (2006-12-27 / 2008-02-21) reúne 49 atas de reuniões ordinárias e extraordinárias da Direção, no âmbito do biénio 2007-2008, sob a presidência de Henrique Tato Marinho. Foi encerrado com Termo de Encerramento e transição para suporte informático em folhas soltas numeradas.
O livro 5 (2009-01-07 / 2009-11-03) reúne 9 atas das reuniões ordinárias da Direção, no biénio 2009-2010, sob a presidência de Margarida Cancela d'Abreu, registadas até à folha 14 de um livro encadernado. Contém ainda folhas soltas impressas em anexo, de conteúdo não inventariado, refletindo o período de transição para o registo em suporte digital.

Livro que reúne 89 atas e registos de reuniões da Comissão Diretiva da Associação Portuguesa dos Arquitetos Paisagistas (APAP), realizadas entre 21 de abril de 1976 e 19 de abril de 1993.
As atas documentam a atividade deliberativa e administrativa da direção da associação, incluindo decisões relativas à organização e funcionamento da APAP, gestão financeira e administrativa, admissão de sócios, elaboração de regulamentos internos e definição de tabelas de honorários.
Registam igualmente iniciativas da associação no domínio do ensino da Arquitetura Paisagista, nomeadamente contactos com o Ministério da Educação e com o Instituto Superior de Agronomia para a criação e desenvolvimento da licenciatura, bem como a participação da APAP em organizações internacionais, designadamente na International Federation of Landscape Architects (IFLA) e em estruturas europeias da profissão.
Incluem ainda referências à emissão de pareceres técnicos e tomadas de posição sobre planos urbanísticos, património paisagístico e instrumentos de política territorial, à organização de encontros, colóquios e conferências promovidos pela associação, bem como à gestão da sede e de outras atividades institucionais.
O livro documenta as sucessivas composições da Comissão Diretiva ao longo do período abrangido.

A subsérie reúne os seguintes fascículos:
Nº 3 (dezembro de 2002). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 4 (julho de 2003). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Nº 5 (dezembro de 2004). Equipa editorial e conteúdo não inventariados.
Os nº 1 e nº 2 existiram, mas não foram localizados no arquivo.

O fundo reúne a totalidade da documentação produzida, recebida e acumulada pelo Instituto Español de Estudios de Jardinería y Arte Paisajista (IEJAP) e pela sua sucessora designativa, a Asociación Española de Paisajistas (AEP-IEJAP), desde a fundação da instituição em dezembro de 1952 até à atualidade. Documenta de forma sistemática a vida institucional, a atividade profissional e as relações internacionais da única associação de arquitetura paisagista em Espanha com existência legal ininterrupta desde meados do século XX.
O fundo organiza-se em seis séries funcionais:

• AEP-1 — Administração Interna (1952–em curso): Documentação de governação institucional, distribuída pela subsérie de estatutos e regulamentos (AEP-1-1), que reúne a série cronológica completa dos instrumentos normativos da entidade desde a fundação, incluindo as modificações estatutárias de 1965/1967, 1984/1985, 1998/1999 e 2013; pela subsérie de atas (AEP-1-2), com o registo das reuniões dos órgãos de governação desde dezembro de 1978 até à atualidade; e pelo livro de registo de correspondência (AEP-1-3), legalizado em 1979 mas nunca utilizado.
• AEP-2 — Gestão de Sócios (1953–em curso): Instrumentos de registo dos associados, incluindo o livro de admissões e saídas em acumulação contínua desde janeiro de 1953 (AEP-2-1), o ficheiro alfabético de fichas individuais (AEP-2-2) e um exemplar não preenchido do cartão de identificação de sócio do IEJAP (AEP-2-3).
• AEP-3 — Relações Internacionais (1964–2018): Documentação das relações da AEP-IEJAP com as duas organizações internacionais de arquitetura paisagista às quais esteve filiada. O dossier IFLA (AEP-3-1) cobre o período 1964–2018 e inclui correspondência de quotas, documentação normativa da federação, atas do Conselho Mundial, memória histórica do 50.º aniversário e conflitos administrativos internos. O dossier EFLA (AEP-3-2) cobre o período 1994–2013 e documenta os processos de reforma estatutária, acreditação académica e convergência institucional entre EFLA e IFLA.
• AEP-4 — Arquivo de Referência Histórica (1977–2005): Documentação acumulada fora das séries de gestão corrente, constituída por uma caixa de arquivo heterogénea (AEP-4-1) com correspondência, informações institucionais, publicações periódicas e documentação financeira e jurídica; um dossier de acumulação orgânica dos anos 1984–1999 que inclui La Gaceta del IEJAP (11 números + 2 especiais), circulares a sócios e atas de assembleias (AEP-4-2); e uma pasta de trabalho presumivelmente pertencente à presidência de Dª María Medina Muro (ca. 1988–1989), com documentação de referência institucional (AEP-4-3).
• AEP-5 — Atividades Profissionais (1980–2000): Documentação das atividades de representação externa, composta por sete videocassetes VHS com registos de conferências e seminários de arquitetura paisagista (AEP-5-1) e por documentos relativos à participação do IEJAP como membro do júri dos Premios Nacionales "Conde de Guadalhorce" (1980–1989), incluindo cartas de nomeação, formulários e atas do júri (AEP-5-2).
• AEP-6 — Publicações e Coleção de Biblioteca (2009–em curso): Publicações editadas pela AEP-IEJAP, com o Directorio de Paisajistas 2009 como único título atualmente identificado (AEP-6-1); e coleção de referência bibliográfica recebida ou adquirida ao longo da existência da entidade (AEP-6-2), pendente de inventariação.
  O fundo apresenta lacunas documentais significativas para o período anterior a 1978, atribuídas pelo próprio IEJAP, numa informação interna de outubro de 1985, relativa à retenção de documentos pelos sucessivos presidentes nos seus arquivos pessoais e aos extravios resultantes das diversas mudanças de sede.

A subsérie reúne o registo das reuniões dos órgãos de governação do IEJAP e da AEP-IEJAP — Junta Diretiva e Assembleia Geral — desde dezembro de 1978 até à atualidade, distribuído por dois volumes físicos.
O livro de atas (AEP-1-2-1) cobre o período 1978–1997 e foi legalizado em Madrid a 10 de abril de 1979.
O dossier (AEP-1-2-2) cobre o período 1999–2021, em acumulação contínua. Reúne as atas das Assembleias Gerais Ordinárias da AEP-IEJAP a partir de 1999, incluindo igualmente atas de reuniões da Direção e documentação preparatória.
Existe uma lacuna na cobertura documental desde a fundação em 1952 e 15 de dezembro de 1978, data da primeira ata, bem como entre junho de 1997 (última entrada do livro) e junho de 1999 (primeira entrada do dossier).

O dossier reúne as atas das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) da AEP-IEJAP a partir de 1999, complementando o Livro de Atas encadernado que cobre o período 1978–1997. Inclui igualmente atas de reuniões da Direção e documentação preparatória de reuniões, coleções de votos e delegação de voto. Os documentos registam a atividade assembleia da instituição ao longo de duas décadas, com indicação dos presentes, representados, votos delegados, ordem do dia e decisões.
As atas cobrem o período documentado. As primeiras atas (1999–2001) utilizam um formato datilografado simples com cabeçalho textual; a partir de 2008 adotaram um modelo estruturado com logotipo AEP, tabelas de presenças, votos delegados e documentos anexos. Todas as atas se encontram assinadas pela Presidenta (VºBº) e pela Secretária.
As reuniões e assembleias decorreram, ao longo do período, em diversas sedes e locais, destacando-se: o Salón de Actos e a Sala de Seminarios do Real Jardín Botánico de Madrid (Claudio Moyano 1, 1999–ca. 2019); o Salón de Actos do Palau de les Heures no Campus Vall D’Hebrón da Universidad de Barcelona (2002); o Salón de Actos do Colegio Inmaculada Concepción em Madrid (Calle General Díaz Porlier 25, 2003); a sede da AEP na Gran Vía 57 (10.º G, Puerta 5, 28013 Madrid, 2015); a Biblioteca Municipal Eugenio Trías nos Jardines del Buen Retiro em Madrid (2016–2017); a Biblioteca Iván de Vargas na Calle San Justo em Madrid (2019); bem como em formato online (2020).