A série reúne a documentação produzida e acumulada pela AEP-IEJAP no âmbito das suas relações com as duas organizações internacionais de arquitetura paisagista às quais esteve filiada: a IFLA (International Federation of Landscape Architects) e a EFLA (European Foundation for Landscape Architecture).
A unidade AEP-3-1 documenta as relações com a IFLA, abrangendo a gestão financeira das quotas anuais de filiação (1964–1988), a gestão de sócios, a atividade deliberativa do Conselho Mundial, a documentação normativa da federação, a memória histórica do seu 50.º aniversário (1998), conflitos administrativos internos, coleção de boletins informativos (IFLA News, INSITE) e correspondência institucional relativa à readmissão da AEP como membro pleno em 2007 e à candidatura espanhola para a Assembleia Geral IFLA-Europe de 2021, data de 2018.
A unidade AEP-3-2 documenta as relações com a EFLA, centrando-se na participação da AEP nos processos de reforma estatutária, acreditação académica, cooperação profissional e no processo de convergência institucional entre a EFLA e a IFLA (Coming Together), entre 1994 e 2013.
A série documenta a atividade administrativa e deliberativa da APAP ao longo de quase cinco décadas, através de três subséries funcionalmente complementares.
A Subsérie 1 ̶ Assembleia Geral (APAP-1-1, 1976-03-31 / 2012-04-11, 3 livros, 70 atas) reúne as atas do órgão soberano da associação, documentando as deliberações sobre estratégia, aprovação de contas, eleição dos órgãos sociais, revisão de estatutos e questões de interesse geral, desde a reunião constitutiva de 31 de março de 1976 até ao encerramento do último livro manuscrito em 11 de abril de 2012.
A Subsérie 2 ̶ Direção / Comissão Diretiva (APAP-1-2, 1976-04-21 / 2009-11-03, 5 livros) reúne as atas do órgão executivo da associação, documentando a gestão corrente e a execução das deliberações da Assembleia Geral, desde a primeira reunião da Comissão Diretiva em 21 de abril de 1976 até ao encerramento do último livro manuscrito em 3 de novembro de 2009. A subsérie apresenta lacunas cronológicas e inclui dois livros com uma única ata registada, refletindo perturbações na continuidade do registo administrativo.
A Subsérie 3 ̶ Tomadas de Posse dos Corpos Gerentes (APAP-1-3, 1982-02-18 / 2022-12-01, 2 livros) reúne os atos eleitorais e as tomadas de posse dos órgãos sociais, documentando o ciclo bienal de renovação dos corpos gerentes desde 1982. É composta por dois livros funcionalmente complementares: o Livro de Atas de Tomadas de Posse (26 atas, biénios 1982-1984 a 2023-2024) e o Livro de Atas das Eleições dos Corpos Gerentes (22 atas, 1982-02-20 a 2018-12-21).
La serie reúne la documentación producida por la AEP-IEJAP en el marco de su administración interna y gobernanza institucional, desde la fundación en 1952 hasta la actualidad. Se organiza en dos subseries funcionalmente complementarias.
La subserie Estatutos y Reglamentos (AEP-1-1) constituye la serie cronológica completa de los estatutos, procesos de modificación estatutaria, registros oficiales y documentación normativa del IEJAP y de la AEP-IEJAP, desde la fundación en 1952 hasta 2013. Da testimonio de todas las transformaciones jurídicas, de denominación y de sede a lo largo de la existencia de la institución.
La subserie Actas (AEP-1-2) reúne el registro de las reuniones de los órganos de gobernanza — Junta Directiva y Asamblea General — desde diciembre de 1978 hasta la actualidad, distribuido en un libro encuadernado (1978–1997) y una carpeta de anillas (1999–2021, en acumulación).
Existe una laguna documental desde la fundación en 1952 hasta la fecha del primer acta registrada (15 de diciembre de 1978), así como entre junio de 1997 y junio de 1999.
El libro de registro de entrada y salida de correspondencia (AEP-1-3) fue legalizado el 10 de abril de 1979, en la misma fecha que el libro de actas (AEP-1-2-1), formando parte, presumiblemente, del mismo esfuerzo de regularización administrativa.
A série reúne a documentação produzida e acumulada pela AEP-IEJAP no âmbito da gestão e registo dos seus associados, desde a fundação da instituição até à atualidade. Distribui-se por três unidades documentais complementares:
- O livro de registo (AEP-2-1) documenta as admissões e saídas de associados em acumulação contínua desde 8 de janeiro de 1953.
- O ficheiro alfabético (AEP-2-2) constitui o instrumento de consulta corrente da série, composto por fichas individuais de sócios organizadas por ordem alfabética mediante separadores (A–Z).
- O cartão de identificação de sócio (AEP-2-3) é um exemplar não preenchido do cartão emitido pela instituição aos seus associados, com dimensões 9×5 cm.
O Arquivo de Referência Histórica reúne documentação de carácter acumulado que a instituição conservou fora das séries de gestão corrente, constituindo uma memória de trabalho e uma referência da atividade institucional do IEJAP e da AEP-IEJAP ao longo de mais de cinco décadas. O seu conteúdo é heterogéneo e distribui-se por dois volumes físicos:
A caixa de arquivo (AEP-4-1) contém documentação avulsa e em pastas, abrangendo o período 1977–2005, com ênfase nas décadas de 1980 e 1990. Inclui correspondência ativa e passiva da Junta Diretiva com sócios, com a administração pública espanhola e com outras instituições nacionais; documentação relativa às relações internacionais da instituição, designadamente com a IFLA e a EFLA; relatórios e análises sobre a situação jurídica, organizativa e profissional do IEJAP, incluindo o informe de outubro de 1985; documentação financeira (balanços de tesouraria de 1992–1993 e 1997, extratos bancários e orçamentos); publicações periódicas editadas pela instituição (La Gaceta del IEJAP) e recebidas de organizações internacionais (IFLA News, coleção incompleta pós-1998); documentação sobre conflitos internos de governação, em especial cartas-petição lavradas ante notário em fevereiro e março de 1997; documentação jurídico-judicial (talão do Banco de España relativo a um depósito da Magistratura do Trabalho de setembro de 1977 e respetiva Providência do Magistrado — os documentos fisicamente mais antigos da série); materiais de referência profissional e académica; e listas de sócios com dados de contacto (ca. anos 1990).
O dossier (AEP-4-2) constitui uma acumulação orgânica do período 1984–1999, concentrada maioritariamente entre 1993 e 1999. Inclui documentação normativa (cópia de trabalho dos novos Estatutos do IEJAP de 1984, com anotações manuscritas); correspondência, incluindo envelope postal original expedido da Polónia; onze números e dois números especiais de La Gaceta del IEJAP (março de 1993 a dezembro de 1996); doze circulares aos sócios (setembro de 1997 a julho de 1999); convocatórias e atas das Assembleias Gerais de 1995, 1998 e 1999; resumo da memória anual de 1999; documentação financeira (balanço de 1998); notas manuscritas de reunião; folheto institucional "¿Quiénes Somos?" (ca. 1993–1996, com anotações); e um projeto de exposição de Juan Carlos Rico.
A pasta (AEP-4-3) é presumivelmente o arquivo de trabalho de Dª María Medina Muro durante o exercício da sua presidência no IEJAP (ca. 1988–1989). Reúne três documentos: a ata da Reunião da Mesa Asesora do IEJAP de 27 de junho de 1989, presidida por Medina Muro; o Informe Carralero (outubro de 1985), conservado como documento de referência e enquadramento institucional; e uma carta do Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España endereçada à Presidenta (10 de outubro de 1989).
A série é composta por duas subséries correspondentes a duas publicações periódicas distintas produzidas pela APAP.
A Subsérie 1 reúne 3 fascículos desta revista técnica e científica, publicados entre março de 1985 e outubro de 1987. A publicação era editada pela APAP e tinha como responsáveis editoriais, pelo menos no nº 2 (julho de 1985), a Presidente M. João Botelho como diretora, Luís Cabral como chefe de redação, M. João Ferreira como administradora e Rita Medeiros pela apresentação gráfica. A sede da associação era então a Rua Bernardo Lima, 47-5.º D, Lisboa.
A Subsérie 2 reúne 3 fascículos desta revista, correspondentes aos nº 3 (dezembro de 2002), nº 4 (julho de 2003) e nº 5 (dezembro de 2004).
A série reúne documentação produzida ou acumulada pelo IEJAP e pela AEP-IEJAP no âmbito das suas atividades profissionais e de representação externa, distribuída por duas unidades documentais de natureza distinta.
A unidade AEP-5-1 é composta por sete videocassetes VHS que documentam conferências e seminários de arquitetura paisagista organizados ou apoiados pela AEP-IEJAP, incluindo duas cassetes com etiqueta impressa relativas ao Seminario sobre Diseño de Jardines Botánicos (13 de maio de 2000) e cinco cassetes com etiqueta manuscrita cujo evento e data estão por confirmar. O conteúdo integral não foi verificado por ausência de equipamento de leitura.
A unidade AEP-5-2 é composta por documentação relativa à participação do IEJAP como membro do júri dos Premios Nacionales "Conde de Guadalhorce" ao Embellecimiento de las Travesías de Poblaciones, atribuídos pela Dirección General de Carreteras do Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo entre 1980 e 1989.
A série reúne as publicações produzidas pela AEP-IEJAP e a coleção de publicações acumulada pela entidade no âmbito da sua atividade profissional e institucional. Organiza-se em duas subséries funcionalmente distintas: AEP-6-1, que reúne as publicações editadas pela própria instituição; e AEP-6-2, que constitui a coleção de referência formada por publicações recebidas ou adquiridas ao longo da sua existência.
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